Nieuw ‘gereedschap’: automatisering voor SEW

Klaas van der Laan is medewerker planning & control en heeft het project ERP (Enterprise Resource Planning) onder zijn hoede. ERP is een soort paraplu waar diverse automatiseringssystemen aan elkaar gekoppeld worden, waardoor ze beter met elkaar kunnen ‘praten’. Gegevens uitwisselen wordt zo steeds makkelijker. 

“De stip op de horizon is dat we straks altijd en overal bij alle data kunnen. Dus zowel op kantoor, bij de mensen thuis als op onze eigen thuiswerkplek”, vertelt Klaas. “Dat is nog niet gelijk klaar; we gaan er eerst voor zorgen dat alle gegevens gekoppeld worden en dat er daarna een huurdersportaal komt.”

Dit huurdersportaal is erg handig voor huurders. Op die manier kun je straks bijvoorbeeld heel eenvoudig online je bankrekeningnummer wijzigen of een reparatieverzoek indienen. In het huurdersportaal kunnen we ook precies zien wanneer iemand een verzoek doet, wat er aan de hand is en we leggen vast hoe het is opgelost. Die gegevens blijven beschikbaar en toegankelijk. Klaas: “Dit doen we ook omdat we onze dienstverlening graag op peil houden. Reparatieverzoeken worden nu snel opgelost; het mooie cijfer dat huurders ons geven, willen we graag vasthouden.”

Het doel van de nieuwe software is dat SEW zo tijd bespaart in administratieve handelingen en dat de gewonnen tijd wordt ingezet voor volkshuisvestelijke taken. “De verduurzamingsopgave is groot en we willen graag een flink aantal nieuwe woningen aan het bezit toevoegen. Daarom is het fijn als we daar meer tijd voor vrij kunnen maken”, aldus Klaas.

Klaas is momenteel samen met een consultant en zijn collega’s bezig om het traject voor te bereiden: wat moet er precies gebeuren? Er worden drie partijen benaderd voor een goede aanbieding en in juni wordt gekozen welke partij het project mag uitvoeren. Dan duurt het nog ongeveer een jaar voordat het hele project is afgerond. Dat wordt dus ergens in 2025. Daarna kunnen we in een volgende fase het huurdersportaal gaan inrichten.

Klaas vindt dit soort werkzaamheden heel leuk om op te pakken. “Bij mijn vorige werkgever heb ik een soortgelijk project gedaan. Ik krijg er veel energie van, vooral als collega’s de voordelen ervan inzien. Nu sturen we bijvoorbeeld een factuur per post, maar je kunt dat ook per e-mail of SMS doen, met een betaallinkje erin. Of je voegt een QR-code toe aan een brief. Dit zorgt ervoor dat je de factuur heel makkelijk kunt betalen. Daarmee ontzorgen we de huurders. Nu we hier met z’n allen over nadenken, komen er steeds meer ideeën bij de collega’s vandaan. Dat vind ik erg leuk!”

Toegankelijkheid van gegevens en eenvoudigere administratie zijn niet de enige voordelen. Ook de bescherming van (persoons)data blijft een continu punt van aandacht. “We beheren veel gevoelige informatie, ook van huurders. Die moeten we goed blijven beveiligen. Hackers ontwikkelen voortdurend nieuwe tactieken, het is onze prioriteit om hen een stap voor te blijven. In deze tijd is de beveiliging van gegevens een van de belangrijkste aandachtspunten.”